Description de fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres Logiciels Excel, Word, Powerpoint
Bonne connaissance de l'anglais
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
- Tout ouvrir
- Tout fermer
À titre d'information
Autres logiciels utilisés Peoplesoft finance, Explo
Sous la supervision immédiate de la directrice des opérations de l’Institut nordique du Québec (INQ), la personne titulaire du poste assure un soutien administratif transversal à trois unités sous l’égide du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) l’INQ, le Complexe scientifique de l’INQ (CSINQ) et le Secrétariat du Groupe de travail sur le développement durable (GTDD) du Conseil de l’Arctique. Ces trois unités partagent un même centre administratif au sein du CSINQ.
La personne titulaire du poste assure le soutien administratif courant des trois unités ainsi que des tâches propres à chacune d’elles. La nature internationale de leurs activités, en particulier celles du GTDD, exige une excellente connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
Tâches communes
- Assister aux réunions de certains comités et prendre des notes.
- Rédiger des comptes rendus, lettres et autres documents.
- Collaborer à la rédaction de rapports (correction de textes, mise en page, etc.).
- Organiser les rencontres et en assurer la logistique (convocations, réservation de salles, commandes de repas, impression de documents, etc.).
- Saisir, vérifier en fonction des règles et s’assurer des suivis appropriés des transactions dans PeopleSoft Finance demandes d’achat, commandes d’équipements, demandes de paiement, avances et rapports de dépenses de voyage, factures internes et externes, commandes de reprographie, etc., incluant la préparation des formulaires et le suivi de leur traitement.
- Etc.
Tâches additionnelles spécifiques
INQ
- Assurer l’accueil et la gestion de la boîte courriel générique.
- Assurer le suivi du membership et de l’outil Lab-O-Nord (mise à jour des fichiers et contacts avec les partenaires au besoin).
CSINQ
- Assurer l’accueil et l’information des visiteurs, partenaires et membres de la communauté du Complexe et les orienter vers les personnes, locaux ou services appropriés.
- Assurer la gestion administrative des clés et des accès au Complexe, incluant la tenue des registres et les suivis requis.
- Collaborer à la préparation et à la mise à jour de l’affichage des locaux et des espaces communs du Complexe à partir des gabarits établis.
- Gérer et approuver les demandes de réservation pour certaines salles de réunion du Complexe à accès contrôlé, en fonction des règles et priorités établies.
GTDD
- Communiquer régulièrement en anglais, à l’oral et à l’écrit, avec les collaborateurs et partenaires internationaux, notamment dans le cadre des échanges ainsi que de la lecture et de la rédaction de documents et de correspondances.
Note Cette liste ne constitue pas une liste exhaustive des tâches.
Atout
Bonne connaissance des notions budgétaires et financières de l’Université Laval
Le poste est 100% en présentiel
Candidature
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et
joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
Posez votre candidature
Lieu de travail
Vice-rectorat à la recherche et à la création
Institut nordique du Québec (INQ)
Complexe scientifique de l'INQ
Ville de Québec
Numéro d'offre 18053
Période d'affichage Du 06-10-2026 au 20-10-2026
Statut et admissibilité
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Détails du poste
Classe 11
Taux horaire 29.00$ à 34.55$
Salaire annuel 52 960.67$ à 63 096.25$
Numéro de poste 72351
Régime d'emploi 35 heures/semaine
Horaire Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget Fonctionnement
Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes.
Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.
